Kişisel Verilerin Korunması

METNİ

ZONGULDAK PERŞEMBE BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.

Bu metin, Başkanlık makamına iletilen mesajlar, çözüm merkezi başvuruları, belediye çağrı/iletişim kanalları, başvuru yönlendirme, sonuç bildirimi ve başvuru geçmişi süreçlerine ilişkindir.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu ZONGULDAK PERŞEMBE BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlem için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterli önlem ilkeleri dikkate alınır.

• Kimlik ve iletişim bilgileri
• Başkana mesaj, çözüm merkezi başvurusu, konu, açıklama, belge eki ve sonuç kayıtları
• İşlem güvenliği, IP adresi, tarih/saat, cihaz/tarayıcı, erişim ve sistem log bilgileri
• Hukuki işlem, tebligat, itiraz, denetim, arşiv ve uyuşmazlık kayıtları

İşlenen veri türlerine örnekler:

• Ad soyad, telefon, e-posta, adres, konu, mesaj, belge eki, başvuru tarihi, yönlendirme birimi, cevap/sonuç kaydı, IP adresi ve log bilgisi

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi

Kişisel verileriniz otomatik, kısmen otomatik veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle; fiziki evrak, dilekçe, form, e-posta, telefon, web sitesi formları, EBYS, KEP, e-belediye altyapısı, kurum yazılımları, yetkili kişi beyanı, saha inceleme, tutanak ve işlem dosyası kayıtları üzerinden toplanabilir.

Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:

• Başvuru verileri; Başkana Mesaj, Dilek & Şikâyet Formu, çözüm merkezi, telefon, e-posta ve EBYS üzerinden; başvurunun alınması, sınıflandırılması, ilgili birime yönlendirilmesi ve sonuçlandırılması amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a, m.5/2-ç, m.5/2-e ve m.5/2-f.
• İşlem ve güvenlik kayıtları; web sitesi, IP adresi, tarih/saat, cihaz/tarayıcı ve işlem logları üzerinden; başvurunun bütünlüğü, güvenlik ve kötüye kullanımın önlenmesi amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-f. Mevzuat: 5651 sayılı Kanun.
• Cevap ve arşiv kayıtları; EBYS, birim cevabı, resmi yazışma ve arşiv kayıtları üzerinden; başvuru sonucunun bildirilmesi, denetim ve hukuki işlem amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-ç ve m.5/2-e.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

• Başkana iletilen mesajlar ve çözüm merkezi başvurularının alınması
• Başvuruların birimlere yönlendirilmesi, takibi, cevaplanması ve sonuçlandırılması
• İşlem güvenliği, denetim, arşiv ve hukuki uyuşmazlık süreçlerinin yürütülmesi

5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri, mali kayıt süreleri, zamanaşımı süreleri ve Perşembe Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası dikkate alınarak belirlenir. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kişisel veriler yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Başkanlık makamı ve ilgili belediye birimleri
• EBYS, web sitesi, hosting, e-posta ve bilişim hizmet sağlayıcıları
• Yetkili kamu kurumları, yargı/kolluk ve denetim mercileri

Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Web sitesi, e-posta, e-belediye, hosting, güvenli ödeme, sosyal medya veya hizmet sağlayıcı altyapıları nedeniyle yurt dışına aktarım ihtimali doğarsa Kanun’un 9. maddesindeki aktarım şartları dosya bazında değerlendirilmeden düzenli aktarım yapılmaz.

Açık rıza, ancak kanunda öngörülen diğer işleme veya aktarım şartları mevcut değilse, belirli işlem için ayrı ve özgür iradeye dayalı olarak alınır.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Merkez Mah. Cevat Özyurt Cad. No:25 Perşembe / Çaycuma /Zonguldak adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile KEP/e-posta kanalı üzerinden ya da daha önce belediyemize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvuruların sağlıklı değerlendirilebilmesi için kimlik teyidi yapılır; başkası adına yapılan başvurularda temsil yetkisini gösteren belge aranır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.