Kişisel Verilerin Korunması

ZONGULDAK PERŞEMBE BELEDİYE BAŞKANLIĞI olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”), Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ ve ilgili ikincil düzenlemeler gereğince aşağıda açıklanan süreç kapsamında gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri hakkında ilgili kişileri bilgilendiririz.

Bu metin, nikâh başvurusu, evlenme beyannamesi, sağlık raporu, kimlik/ikametgâh/fotoğraf belgesi, şahit bilgileri, nikâh günü planlama, ücret tahakkuk/tahsilatı ve evlendirme kayıtlarının tutulması süreçlerine ilişkindir.

1. Veri Sorumlusu

Veri sorumlusu ZONGULDAK PERŞEMBE BELEDİYE BAŞKANLIĞI olup iletişim bilgileri üst bilgi bölümünde yer almaktadır. Kişisel veri işleme faaliyetleri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olarak yürütülür.

2. İşlenen Kişisel Verileriniz

Aşağıdaki kişisel veri kategorileri, ilgili hizmet veya işlem için gerekli olduğu ölçüde işlenebilir. Özel nitelikli kişisel veriler bakımından Kanun’un 6. maddesindeki şartlar ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nun yeterli önlem ilkeleri dikkate alınır.

• Kimlik ve iletişim bilgileri
• Evlendirme başvuru, beyanname, fotoğraf, ikametgâh, tanık ve işlem kayıtları
• Resmi sağlık raporu ve evlenme engeli kontrolleri kapsamında sınırlı sağlık/özel nitelikli veri
• Tahakkuk, tahsilat, ödeme, makbuz, fatura, banka ve muhasebe kayıtları
• Hukuki işlem, tebligat, itiraz, denetim, arşiv ve uyuşmazlık kayıtları

İşlenen veri türlerine örnekler:

• Ad soyad, T.C. kimlik numarası, adres/ikametgâh, nüfus kayıt bilgileri, fotoğraf, evlenme beyannamesi, aile hekimi/sağlık raporu, şahit kimlik bilgileri, nikâh tarihi, ücret/makbuz ve evlendirme kayıtları

3. Kişisel Verilerinizin Toplanma Yöntemi, İşleme Amaçları, Hukuki Sebebi ve Mevzuat Eşleştirmesi

Kişisel verileriniz otomatik, kısmen otomatik veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle; fiziki evrak, dilekçe, form, e-posta, telefon, web sitesi formları, EBYS, KEP, e-belediye altyapısı, kurum yazılımları, yetkili kişi beyanı, saha inceleme, tutanak ve işlem dosyası kayıtları üzerinden toplanabilir.

Süreç bazlı eşleştirme aşağıdadır:

• Başvuru ve evlendirme verileri; evlendirme başvuru formu, evlenme beyannamesi, kimlik, ikametgâh, fotoğraf ve nüfus kayıtları üzerinden; nikâh başvurusunun alınması ve evlenme şartlarının kontrolü amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç. Mevzuat: 5490 sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu, Türk Medeni Kanunu ve Evlendirme Yönetmeliği.
• Sağlık raporu bilgileri; aile hekimi/sağlık kuruluşu tarafından düzenlenen resmi evlenme sağlık raporu üzerinden; evlendirme mevzuatındaki zorunlu kontrolün yapılması amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.6/3 ve m.5/2-a. Mevzuat: Evlendirme Yönetmeliği ve ilgili sağlık mevzuatı.
• Ücret ve arşiv kayıtları; tahakkuk, tahsilat, makbuz, evlendirme kütüğü ve EBYS kayıtları üzerinden; ücret tahsilatı, resmi kayıt, denetim ve arşiv yükümlülükleri amacıyla işlenir. Hukuki sebep: KVKK m.5/2-a ve m.5/2-ç.

4. Kişisel Verilerinizin İşlenme Amaçları

• Nikâh başvurusunun alınması, evlenme şartlarının kontrolü ve nikâh günü planlaması
• Nikâh akdinin gerçekleştirilmesi, resmi kayıtların tutulması ve ilgili kurumlara bildirim
• Ücret tahakkuk/tahsilatı, arşiv, denetim ve hukuki işlem süreçlerinin yürütülmesi

5. Kişisel Verilerinizin Saklanması ve İmhası

Saklama süreleri, ilgili mevzuatta öngörülen süreler, belediye arşiv ve denetim yükümlülükleri, işlem dosyası süreleri, mali kayıt süreleri, zamanaşımı süreleri ve Perşembe Belediyesi Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası dikkate alınarak belirlenir. Amaç ortadan kalktığında ve saklamayı gerektiren hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

6. Kişisel Verilerinizin Üçüncü Kişilerle Paylaşılması ve Yurt Dışına Aktarım

Kişisel veriler yalnızca amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak üzere aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

• Nüfus müdürlüğü, yetkili kamu kurumları ve yargı/denetim mercileri
• Yetkili belediye birimleri, evlendirme memurluğu ve mali hizmetler birimi
• EBYS, e-belediye, arşiv ve bilişim hizmet sağlayıcıları

Kişisel veriler kural olarak yurt dışına aktarılmaz. Web sitesi, e-posta, e-belediye, hosting, güvenli ödeme, sosyal medya veya hizmet sağlayıcı altyapıları nedeniyle yurt dışına aktarım ihtimali doğarsa Kanun’un 9. maddesindeki aktarım şartları dosya bazında değerlendirilmeden düzenli aktarım yapılmaz.

Açık rıza, ancak kanunda öngörülen diğer işleme veya aktarım şartları mevcut değilse, belirli işlem için ayrı ve özgür iradeye dayalı olarak alınır.

7. Haklarınız

Kanun’un 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak Merkez Mah. Cevat Özyurt Cad. No:25 Perşembe / Çaycuma /Zonguldak adresine yazılı olarak, güvenli elektronik imza veya mobil imza ile KEP/e-posta kanalı üzerinden ya da daha önce belediyemize bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresinizi kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvuruların sağlıklı değerlendirilebilmesi için kimlik teyidi yapılır; başkası adına yapılan başvurularda temsil yetkisini gösteren belge aranır. Başvurular niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.